Założenie podmiotu leczniczego kompleksowej obsługi prawnej placówki medycznej

Otwarcie własnej placówki medycznej wymaga połączenia wielu procesów: wyboru formy prawnej, zabezpieczenia lokalu, utworzenia spółki, uzyskania wymaganych numerów i wpisów, a także przygotowania dokumentów regulujących działalność podmiotu leczniczego. Zanim spółka zacznie prowadzić działalność leczniczą, wszystkie te elementy muszą zostać odpowiednio skoordynowane. Błąd lub opóźnienie na jednym etapie może przesunąć rozpoczęcie działalności i termin przyjęcia pierwszych pacjentów.

W opisanej sprawie zgłosili się do mnie inwestorzy, którzy mieli konkretny pomysł na własną placówkę medyczną, ale nie posiadali wcześniejszego doświadczenia w zakładaniu podmiotów leczniczych. Potrzebowali nie tylko pomocy przy rejestracji podmiotu leczniczego, lecz przede wszystkim prawnika, który skoordynuje cały proces: od analizy umowy najmu i założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością po uzyskanie wpisu do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą oraz przygotowanie dokumentacji placówki.

W ramach Kancelarii Radcy Prawnego przeprowadziłem klientów przez wszystkie najważniejsze etapy projektu. Dzięki odpowiedniemu zaplanowaniu prac podmiot leczniczy rozpoczął działalność leczniczą zgodnie z harmonogramem i mógł legalnie rozpocząć udzielanie świadczeń zdrowotnych.

Ze względu na obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej opis sprawy został zanonimizowany i ograniczony do informacji, które nie pozwalają zidentyfikować klientów ani utworzonej placówki medycznej.

Sprawa: założenie podmiotu leczniczego i przygotowanie go do rozpoczęcia działalności.

Klient: inwestorzy bez wcześniejszego doświadczenia w prowadzeniu placówki medycznej.

Zakres pomocy: najem lokalu, spółka z o.o., REGON, rejestracja podmiotu leczniczego w RPWDL, dokumentacja i umowy z personelem.

Rezultat: rozpoczęcie działalności leczniczej i przyjmowania pacjentów zgodnie z harmonogramem.

Klient i cel współpracy

Klientami byli inwestorzy bez wcześniejszego doświadczenia w prowadzeniu działalności leczniczej. Ich celem było utworzenie podmiotu leczniczego w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz otwarcie placówki medycznej w ustalonym terminie. Nowa spółka miała prowadzić działalność leczniczą i organizować udzielanie świadczeń przez odpowiednio dobrany personel medyczny.

W momencie rozpoczęcia współpracy projekt wymagał przeprowadzenia kilku wzajemnie zależnych procesów. Konieczne było zabezpieczenie prawa do korzystania z lokalu, założenie spółki, określenie struktury organizacyjnej, uzyskanie danych niezbędnych do rejestracji podmiotu leczniczego, a następnie przygotowanie regulaminów, procedur oraz umów z personelem medycznym i niemedycznym.

Klient oczekiwał kompleksowej obsługi prawnej placówki medycznej, która pozwoli mu ograniczyć ryzyko błędów i skupić się na aspektach organizacyjnych: wyposażeniu lokalu, budowaniu zespołu i przygotowaniu sposobu udzielania świadczeń zdrowotnych. Jako radca prawny odpowiadałem za prawne uporządkowanie projektu i koordynację kolejnych etapów założenia podmiotu leczniczego.

Wyzwanie prawne: jak skoordynować założenie podmiotu leczniczego?

Największym wyzwaniem nie było wykonanie jednej formalności, ale właściwe ułożenie kolejności wszystkich działań. Założenie podmiotu leczniczego wymaga bowiem powiązania prawa spółek, prawa umów, regulacji określających, jak wykonywać działalność leczniczą, ochrony danych osobowych oraz zasad współpracy z personelem.

W praktyce poszczególne decyzje wpływały na kolejne etapy projektu. Dane spółki i zakładu leczniczego musiały być spójne z dokumentami korporacyjnymi, numerem REGON oraz wnioskiem o wpis do rejestru. Zakres działalności podmiotu leczniczego i rodzaj świadczonych usług medycznych wpływały natomiast na strukturę organizacyjną, treść regulaminu organizacyjnego i zakres pozostałej dokumentacji. Dokumenty musiały odpowiadać modelowi, w którym spółka rzeczywiście zamierzała prowadzić działalność leczniczą.

Istotne znaczenie miał również czas. Opóźnienie rejestracji spółki, uzyskanie 14-cyfrowego numeru REGON dla jednostki lokalnej lub złożenie kompletnego wniosku do RPWDL mogło uniemożliwić rozpoczęcie działalności zgodnie z planem.

Na początku współpracy zidentyfikowałem cztery podstawowe obszary ryzyka:

• zawarcie umowy najmu, która nie zabezpieczałaby właściwie interesów klienta;
• niespójność dokumentów spółki z planowanym modelem działalności leczniczej;
• braki formalne przy rejestracji podmiotu leczniczego i uzyskaniu wpisu do RPWDL;
• brak kompletu dokumentów potrzebnych przed rozpoczęciem udzielania świadczeń zdrowotnych.

Dlatego projekt został potraktowany jako jeden skoordynowany proces, a nie seria niezależnych zleceń.

Zakres kompleksowej obsługi prawnej placówki medycznej

Zakres mojej pomocy objął analizę sytuacji wyjściowej, przygotowanie harmonogramu działań, obsługę spraw lokalowych i korporacyjnych, rejestrację podmiotu leczniczego oraz opracowanie dokumentacji potrzebnej, aby zgodnie z przepisami wykonywać działalność leczniczą.

1. Analiza i negocjacje umowy najmu pod działalność medyczną

Pierwszym istotnym obszarem była umowa najmu lokalu, w którym miała działać placówka medyczna. W przypadku lokalu przeznaczonego do udzielania świadczeń zdrowotnych analiza umowy nie powinna ograniczać się wyłącznie do wysokości czynszu i czasu trwania najmu.

Umowę należało ocenić z uwzględnieniem tego, że w lokalu spółka miała prowadzić działalność leczniczą, oraz prac potrzebnych do jego przygotowania. Kluczowe było takie uregulowanie praw i obowiązków stron, aby klient znał zakres swojej odpowiedzialności i nie został obciążony ryzykiem, na które nie miał realnego wpływu.

Przeanalizowałem projekt umowy i uczestniczyłem w negocjacjach jej warunków. Celem było zabezpieczenie interesów inwestorów jeszcze przed poniesieniem dalszych kosztów związanych z otwarciem placówki medycznej. Odpowiednio wczesna analiza umowy najmu pozwoliła połączyć kwestie lokalowe z harmonogramem tworzenia podmiotu leczniczego.

Więcej informacji o wsparciu przy kontraktach przedsiębiorców znajduje się na stronie dotyczącej sporządzania, opiniowania i negocjowania umów dla biznesu.

2. Wybór formy prawnej i założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Kolejnym etapem był wybór formy prawnej oraz utworzenie spółki, która miała prowadzić działalność leczniczą. Po uwzględnieniu założeń inwestorów podmiot leczniczy został zorganizowany w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Tym samym forma prowadzenia działalności gospodarczej została dopasowana do struktury właścicielskiej i planowanego rozwoju placówki.

Przygotowałem dokumenty korporacyjne potrzebne do zawarcia umowy spółki oraz jej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Dokumentacja musiała uwzględniać nie tylko formalne wymagania dotyczące spółki, ale również planowany model funkcjonowania placówki medycznej, zasady reprezentacji i rodzaj wykonywanej działalności leczniczej.

Wybór formy prawnej wpływa m.in. na sposób podejmowania decyzji, odpowiedzialność wspólników, reprezentację, obowiązki rejestrowe i późniejsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Z tego powodu forma prowadzenia działalności gospodarczej powinna być dopasowana do skali projektu oraz relacji pomiędzy inwestorami, a nie wybierana wyłącznie na podstawie gotowego wzoru. Rejestracja działalności gospodarczej i rejestracja podmiotu leczniczego były przy tym dwoma odrębnymi, choć powiązanymi etapami.

Zakładanie spółek i przygotowywanie dokumentów korporacyjnych stanowi odrębny obszar działalności Kancelarii. Zakres takiego wsparcia opisuję na stronie: Zakładanie, przekształcanie i likwidacja spółek.

3. Uzyskanie 14-cyfrowego numeru REGON dla zakładu leczniczego

Po utworzeniu spółki konieczne było prawidłowe zgłoszenie jednostki lokalnej i uzyskanie 14-cyfrowego numeru REGON dla zakładu leczniczego. Numer ten jest potocznie określany jako „REGON medyczny”, choć formalnie jest numerem identyfikacyjnym REGON jednostki lokalnej.

Na tym etapie ważne było rozróżnienie między spółką będącą podmiotem leczniczym a zakładem leczniczym, za pośrednictwem którego podmiot miał wykonywać działalność leczniczą. Dane dotyczące siedziby spółki, zakładu leczniczego i miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych musiały zostać prawidłowo przyporządkowane.

Uzyskanie REGON medycznego stanowiło jeden z elementów przygotowujących do złożenia wniosku o wpis podmiotu leczniczego do właściwego rejestru.

4. Wpis do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą

Sama rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym nie wystarcza, aby rozpocząć działalność leczniczą. Podmiot, który zamierza udzielać świadczeń zdrowotnych jako podmiot leczniczy, musi uzyskać wpis do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą, czyli RPWDL.

W kancelarii radcy prawnego Lublin – Mateusz Nafalski przygotowaliśmy dane i dokumenty potrzebne do rejestracji podmiotu leczniczego, a następnie przeprowadziłem klienta przez procedurę uzyskania wpisu. Wniosek musiał prawidłowo odzwierciedlać formę prawną, dane zakładu leczniczego, strukturę organizacyjną, adres placówki, rodzaj wykonywanej działalności leczniczej oraz zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych.

Organem prowadzącym rejestr dla podmiotu leczniczego jest wojewoda właściwy ze względu na jego siedzibę albo miejsce zamieszkania. Prawidłowe przygotowanie kompletnego wniosku ogranicza ryzyko wezwania do uzupełnienia braków, które może wydłużyć proces i wpłynąć na termin otwarcia placówki medycznej. Szczególnej uwagi wymagało właściwe opisanie jednostek i komórek organizacyjnych, za pośrednictwem których spółka miała wykonywać działalność leczniczą.

Po zakończeniu procedury klient uzyskał wymagany wpis podmiotu leczniczego do RPWDL, co pozwoliło przejść do finalnego etapu przygotowań, aby rozpocząć działalność leczniczą.

5. Regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego i pozostała dokumentacja

Rejestracja podmiotu leczniczego była tylko jednym z elementów projektu. Placówka musiała również dysponować dokumentami określającymi sposób funkcjonowania, zasady udzielania świadczeń zdrowotnych, strukturę organizacyjną oraz relacje z pacjentami, personelem i użytkownikami serwisu internetowego.

Przygotowałem regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego. Dokument ten określa kwestie dotyczące sposobu i warunków udzielania świadczeń zdrowotnych. Jego treść musiała odpowiadać rzeczywistemu modelowi funkcjonowania placówki, w tym jej strukturze, zadaniom podmiotu i sposobowi, w jaki podmiot miał wykonywać działalność leczniczą, a także zakresowi udzielanych świadczeń zdrowotnych.

W ramach projektu przygotowałem także:

• regulamin serwisu internetowego placówki medycznej;
• dokumentację dotyczącą ochrony danych osobowych i przetwarzania danych o zdrowiu;
• procedurę zgłoszeń wewnętrznych wynikającą z przepisów o ochronie sygnalistów;
• standardy ochrony małoletnich;
• umowy z personelem medycznym i niemedycznym;
• pozostałe dokumenty wewnętrzne dostosowane do modelu działalności podmiotu leczniczego.

Zakres wymaganej dokumentacji zawsze powinien być ustalany indywidualnie. Zależy m.in. od rodzaju świadczonych usług medycznych, grup pacjentów, sposobu współpracy z personelem, liczby osób wykonujących pracę oraz rozwiązań przyjętych w konkretnej placówce. Nie każda placówka medyczna będzie więc potrzebowała identycznego zestawu procedur.

Więcej o obowiązkach związanych ze zgłoszeniami wewnętrznymi można przeczytać w artykule: Ustawa o ochronie sygnalistów – obowiązki pracodawców i procedura zgłoszeń wewnętrznych.

6. Umowy z personelem medycznym i niemedycznym

Istotnym etapem przygotowania do rozpoczęcia działalności było uregulowanie zasad współpracy z osobami, które miały tworzyć zespół placówki. Personel medyczny musi posiadać kwalifikacje i uprawnienia odpowiednie do rodzaju udzielanych świadczeń zdrowotnych, natomiast zawierane umowy powinny jasno określać zakres obowiązków, zasady współpracy, odpowiedzialność, wynagrodzenie i poufność.

Przygotowałem umowy dostosowane do funkcji poszczególnych członków zespołu i przyjętego modelu organizacyjnego. Dokumenty dotyczące personelu medycznego i niemedycznego musiały być spójne z regulaminem organizacyjnym oraz sposobem działania podmiotu leczniczego.

Forma współpracy z personelem nie powinna być dobierana automatycznie. W zależności od rzeczywistych warunków wykonywania pracy właściwa może być umowa o pracę albo umowa cywilnoprawna. Jeżeli jednak współpraca odbywa się w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, sama nazwa lub treść zawartej umowy nie przesądza o jej kwalifikacji. 

Więcej o kryteriach odróżniających współpracę B2B od stosunku pracy oraz związanym z tym ryzyku opisuję w artykule Umowa B2B a etat – kiedy grozi fikcyjne samozatrudnienie? 

Pomocna może być również przygotowana przeze mnie Lista kontrolna PIP B2B, pozwalająca wstępnie ocenić sposób organizacji współpracy i obszary potencjalnego ryzyka.

W sprawach dotyczących zatrudnienia, dokumentacji i organizacji pracy przedsiębiorcy mogą skorzystać również z kompleksowego wsparcia w ramach Prawa pracy dla firm.

7. Bieżące konsultacje i koordynacja całego projektu

W trakcie realizacji inwestycji zapewniałem klientom bieżące konsultacje prawne. Stały kontakt z radcą prawnym pozwalał reagować na pytania i zmiany pojawiające się w miarę przygotowywania lokalu, organizacji pracy oraz kompletowania dokumentacji.

Koordynacja miała szczególne znaczenie, ponieważ część zadań można było realizować równolegle, a inne wymagały wcześniejszego zakończenia określonego etapu. Założenie spółki, uzyskanie danych w Głównym Urzędzie Statystycznym, wpis do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą i przygotowanie dokumentacji nie mogły funkcjonować jako oderwane od siebie działania.

Dzięki prowadzeniu projektu jako całości klient otrzymywał jasną informację o aktualnym etapie prac, brakujących elementach i kolejnych czynnościach potrzebnych do rozpoczęcia działalności.

Opisana sprawa pokazuje, że decyzja o tym, aby założyć podmiot leczniczy, uruchamia szereg obowiązków formalnych. Największe ryzyko nie zawsze wynika z braku pojedynczego dokumentu. Często problemem jest niespójność pomiędzy zawartymi umowami, strukturą organizacyjną, wnioskiem rejestrowym i rzeczywistym sposobem udzielania świadczeń zdrowotnych.

Do najważniejszych zagrożeń należały:

• niekorzystna umowa najmu – mogąca przerzucać na inwestora nadmierne koszty lub utrudniać uruchomienie placówki;
• niewłaściwie dobrana forma prawna – niedostosowana do liczby inwestorów, zasad reprezentacji i planów rozwoju;
• błędy w danych rejestrowych – dotyczące podmiotu leczniczego, zakładu leczniczego, jednostek i komórek organizacyjnych;
• niekompletny wniosek do RPWDL – zwiększający ryzyko wezwania do usunięcia braków formalnych i przesunięcia harmonogramu;
• regulamin organizacyjny niedostosowany do praktyki – opisujący inną strukturę lub sposób udzielania świadczeń zdrowotnych niż rzeczywiście przyjęty;
• brak odpowiednich umów z personelem – powodujący niejasności w zakresie obowiązków, odpowiedzialności i zasad korzystania z dokumentacji;
• nieuporządkowane zasady ochrony danych – szczególnie ryzykowne ze względu na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia;
• pozostawienie dokumentacji na ostatnią chwilę – utrudniające legalne i bezpieczne rozpoczęcie działalności.

Rolą Kancelarii było nie tylko przygotowanie poszczególnych dokumentów, lecz również wychwycenie zależności pomiędzy nimi oraz ograniczenie ryzyka, że któryś etap zablokuje otwarcie placówki medycznej.

Efekt: podmiot rozpoczął działalność leczniczą zgodnie z harmonogramem

Wszystkie kluczowe etapy projektu zostały zakończone w terminie. Klient uzyskał wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, 14-cyfrowy numer REGON dla zakładu leczniczego oraz wpis do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą.

Zanim placówka mogła rozpocząć działalność leczniczą, dysponowała już regulaminem organizacyjnym podmiotu leczniczego, dokumentacją dotyczącą ochrony danych, regulaminem serwisu internetowego, właściwymi procedurami oraz umowami z personelem medycznym i niemedycznym.

W efekcie podmiot leczniczy mógł legalnie rozpocząć działalność leczniczą i przyjmować pacjentów zgodnie z przyjętym harmonogramem. Inwestorzy nie musieli samodzielnie ustalać, w jakiej kolejności przeprowadzić rejestrację podmiotu leczniczego ani przygotowywać dokumentów na podstawie przypadkowych wzorów.

Co kompleksowa obsługa prawna oznaczała dla klienta?

Ograniczenie ryzyka prawnego

Dokumenty korporacyjne, umowa najmu, wpis do RPWDL, regulamin organizacyjny i umowy z personelem zostały potraktowane jako elementy jednego projektu. Pozwoliło to ograniczyć ryzyko niespójności oraz braków formalnych.

Oszczędność czasu

Klient nie musiał samodzielnie analizować rozproszonych przepisów ani kontaktować się z różnymi podmiotami bez jasnej kolejności działania. Mógł korzystać z bieżącego wsparcia radcy prawnego znającego założenia całego przedsięwzięcia.

Kontrola nad harmonogramem

Właściwe zaplanowanie kolejnych etapów zmniejszyło ryzyko opóźnienia otwarcia placówki medycznej. Inwestorzy wiedzieli, które decyzje i dokumenty są potrzebne, aby rozpocząć działalność w zakładanym terminie.

Możliwość skupienia się na organizacji świadczeń zdrowotnych

Gdy Kancelaria zajmowała się prawną stroną projektu, klienci mogli skoncentrować się na przygotowaniu własnej placówki medycznej, personelu, wyposażenia i organizacji usług medycznych.

Wnioski dla osób planujących założenie podmiotu leczniczego

Opisany projekt prowadzi do kilku praktycznych wniosków.

Po pierwsze, przygotowania prawne warto rozpocząć odpowiednio wcześnie. Rejestracja podmiotu leczniczego jest ważnym etapem, ale nie jedynym obowiązkiem, który trzeba wykonać, zanim spółka zacznie prowadzić działalność leczniczą.

Po drugie, przed zawarciem umowy najmu należy sprawdzić, czy jej warunki odpowiadają planowanemu sposobowi korzystania z lokalu oraz harmonogramowi inwestycji. Podpisanie niekorzystnej umowy na początku może komplikować kolejne działania.

Po trzecie, wybór formy prawnej powinien uwzględniać strukturę właścicielską, odpowiedzialność, sposób reprezentacji i plany rozwoju. W analizowanej sprawie odpowiednim rozwiązaniem była spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ale nie oznacza to, że ta forma będzie właściwa w każdym przypadku.

Po czwarte, dokumentacja placówki powinna opisywać jej rzeczywisty sposób funkcjonowania. Regulamin organizacyjny, procedury, polityka ochrony danych i umowy z personelem nie powinny być przypadkowym zestawem wzorów.

Po piąte, skoordynowanie wszystkich etapów przez jednego doradcę pozwala wcześniej wykryć zależności i ograniczyć ryzyko, że pominięta formalność opóźni moment, w którym placówka będzie mogła wykonywać działalność leczniczą.

Jeżeli potrzebujesz szerszego wsparcia związanego z organizacją, dokumentacją lub bieżącym funkcjonowaniem placówki, sprawdź zakres obsługi prawnej branży medycznej.

Planujesz otwarcie gabinetu lub większej placówki medycznej?

Pomagam inwestorom, lekarzom i przedsiębiorcom przejść przez cały proces założenia podmiotu leczniczego – od wyboru formy prawnej, analizy umowy najmu i utworzenia spółki po uzyskanie REGON, wpis do RPWDL oraz przygotowanie regulaminów, procedur i umów z personelem. Celem jest doprowadzenie projektu do etapu, na którym klient może zgodnie z prawem prowadzić działalność leczniczą i rozpocząć przyjmowanie pacjentów.

Zakres wsparcia może obejmować pojedynczy etap albo kompleksową obsługę prawną podmiotu leczniczego i placówki medycznej aż do rozpoczęcia przyjmowania pacjentów. Kancelaria świadczy pomoc stacjonarnie w Lublinie oraz zdalnie dla klientów z całej Polski.

Porozmawiajmy o otwarciu Twojej placówki