Termin na złożenie sprawozdania finansowego do KRS już upłynął, a dokumenty nadal nie zostały wysłane?
Taka sytuacja wymaga szybkiego działania oraz ustalenia przyczyny opóźnienia. Problem może wynikać z opóźnień po stronie biura rachunkowego, braku wymaganych uchwał, niekompletnych podpisów albo samego zgłoszenia w systemie teleinformatycznym.
Złożenie sprawozdania finansowego po terminie jest co do zasady możliwe. Nie oznacza to jednak, że można zignorować przyczynę opóźnienia, wezwanie z KRS albo obowiązki wobec urzędu skarbowego.
Poniżej wyjaśniam, jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS po terminie, jakie dokumenty przygotować i kiedy warto skonsultować sprawę z prawnikiem.
Dlaczego nie warto zwlekać ze złożeniem sprawozdania finansowego?
Sprawozdanie finansowe nie jest dokumentem przygotowywanym wyłącznie dla potrzeb księgowości. To formalne podsumowanie sytuacji majątkowej i finansowej spółki za dany rok obrotowy, które podlega ujawnieniu w KRS. Brak dokumentów w KRS może zostać zauważony nie tylko przez sąd rejestrowy, lecz także przez kontrahenta, bank, wspólnika albo potencjalnego inwestora. W praktyce wpływa to na ocenę wiarygodności spółki i może utrudniać nawiązywanie relacji biznesowych.
Z perspektywy KRS długotrwały brak sprawozdania finansowego może skutkować wszczęciem postępowania przymuszającego przez sąd rejestrowy, nałożeniem grzywny, a w skrajnych przypadkach również rozwiązaniem podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Więcej o konsekwencjach niezłożenia sprawozdania finansowego piszę w artykule: Nie złożyłem sprawozdania finansowego do KRS – co zrobić?.
Najważniejsze terminy dotyczące rocznego sprawozdania finansowego
Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić zasadniczo do 31 marca. Wynika to z zasady, że roczne sprawozdanie finansowe przygotowuje się w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.
Następnie roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego spółka ma co do zasady 15 dni na jego złożenie w rejestrze sądowym.
W praktyce oznacza to, że w spółkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dokumenty finansowe powinny zostać złożone do KRS najpóźniej do 15 lipca.
Szczegółowe omówienie terminów znajdziesz tutaj: Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. 2026.
Złożenie sprawozdania finansowego po terminie – co najpierw sprawdzić?
Złożenie sprawozdania finansowego po terminie zacznij od prostego pytania: na jakim etapie zatrzymała się sprawa?
- Czy rocznego sprawozdania finansowego jeszcze nie ma?
- Czy dokument jest gotowy, ale nie został podpisany?
- Czy doszło do zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez właściwy organ?
- Czy podjęto uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty?
- Czy spółka ma obowiązek dołączyć opinię biegłego rewidenta?
Dopiero po przeprowadzeniu takiej weryfikacji można określić, jakie działania są jeszcze konieczne, aby skutecznie złożyć sprawozdanie finansowe do KRS.
Sprawozdanie finansowe do KRS – jakie dokumenty przygotować?
Zgłoszenie sprawozdania finansowego do KRS zwykle nie ogranicza się do przesłania jednego dokumentu. W większości przypadków konieczne jest przygotowanie całego zestawu dokumentów finansowych, obejmującego przede wszystkim roczne sprawozdanie finansowe, uchwałę o jego zatwierdzeniu oraz uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty.
Jeżeli sprawozdanie podlega obowiązkowemu badaniu, do zgłoszenia należy dołączyć również sprawozdanie z badania sporządzone przez biegłego rewidenta. W niektórych przypadkach wymagane jest także sprawozdanie z działalności.
Samo roczne sprawozdanie finansowe może składać się z kilku elementów, w szczególności bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. W zależności od rodzaju jednostki i stosowanych zasad rachunkowości może ono obejmować również rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym.
Jeżeli chcesz lepiej zrozumieć, jak przebiega podejmowanie uchwał w spółce z o.o., w tym uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, warto zajrzeć do osobnego artykułu poświęconego temu zagadnieniu: Uchwały i zgromadzenia w spółce z o.o..
Sporządzenie sprawozdania finansowego
Sporządzenie sprawozdania finansowego wymaga prawidłowego zamknięcia ksiąg rachunkowych.
W spółce z o.o. biuro rachunkowe zwykle przygotowuje plik w odpowiedniej strukturze i przekazuje go do podpisu. Ministerstwo Finansów udostępnia struktury logiczne e-sprawozdań, dlatego warto sprawdzić, czy plik przygotowano zgodnie z aktualnym schematem.
Jeżeli prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało powierzone zewnętrznemu biuru rachunkowemu, należy w pierwszej kolejności ustalić, kto technicznie odpowiada za przygotowanie sprawozdania finansowego.
Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. W przypadku spółek kapitałowych kierownikiem jednostki jest co do zasady zarząd.
Co istotne, w przypadku zarządu wieloosobowego co do zasady sprawozdanie finansowe powinni podpisać wszyscy członkowie zarządu. Ustawa o rachunkowości przewiduje jednak uproszczenie – pozostali członkowie zarządu mogą złożyć oświadczenia (każdy z osobna lub wspólnie) potwierdzające, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz wskazać jedną osobę, która złoży podpis pod sprawozdaniem w ich imieniu (art. 52 ust. 2b-2c ustawy o rachunkowości).
Jeżeli w międzyczasie doszło do powołania lub odwołania członka zarządu, warto również sprawdzić, czy zmiany zostały prawidłowo zgłoszone do KRS. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Zmiany w zarządzie spółki z o.o. w KRS.
Składanie sprawozdania finansowego do RDF
Złożenie dokumentów finansowych jest możliwe wyłącznie w formie elektronicznej przez ich
zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) na stronie https://ekrs.ms.gov.pl. Zgłoszenie to jest bezpłatne, jednak wymaga posiadania konta w systemie S24.
Zgłoszenie to należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, a która jest wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania
podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
Zgłoszenie takie podlega automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku pozytywnej weryfikacji dokumenty sprawozdania finansowego zostaną umieszczone na serwerze obsługującym RDF. W KRS w dziale 3 nastąpi automatyczny wpis wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych.
W przypadku negatywnej weryfikacji, tj. nie przyjęcia dokumentów do RDF wnioskodawca może złożyć dokumenty sprawozdania finansowego na dotychczasowych zasadach, tj. w formie płatnego (40 zł) wniosku do sądu rejestrowego z wykorzystaniem formularza KRS-Z30 o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów sprawozdania finansowego, jednak również wyłącznie w formie elektronicznej.
Wniosek oraz składane dokumenty może podpisać – oprócz osób wymienionych wyżej – także występujący w sprawie pełnomocnik będący adwokatem, radcą prawnym lub prawnikiem zagranicznym.
Sprawozdanie finansowe do KRS – kto może podpisać zgłoszenie?
Dokumenty finansowe do KRS powinna zgłaszać osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu ujawniona w KRS. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w praktyce najczęściej zgłoszenia dokonuje zarząd.
Należy odróżnić podpisy składane pod samym sprawozdaniem od podpisów składanych pod zgłoszeniem do KRS – są to dwa odrębne etapy.
Sprawozdanie finansowe musi zostać przekazane do KRS jako dokument prawidłowo podpisany zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, natomiast samo zgłoszenie powinno zostać złożone przez osobę (lub osoby) uprawnione do reprezentacji podmiotu.
Błędy w zakresie podpisów – zarówno pod sprawozdaniem, jak i w samym zgłoszeniu – mogą skutkować uznaniem, że obowiązek złożenia dokumentów nie został skutecznie wykonany, albo prowadzić do wezwania ze strony sądu rejestrowego do ich uzupełnienia.
Co zrobić w przypadku opóźnienia?
W przypadku opóźnienia nie warto zaczynać od tłumaczenia, tylko od wykonania obowiązku.
Najpierw trzeba złożyć sprawozdanie finansowe do KRS, jeżeli dokumenty są gotowe. Jeżeli dokumenty finansowe do KRS nie są kompletne, należy ustalić, czego brakuje. Może chodzić o uchwałę zgromadzenia wspólników o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego lub uchwałę o przeznaczeniu zysku lub pokryciu straty, podpis, opinię biegłego rewidenta, albo sprawozdanie z działalności. Jeżeli sąd rejestrowy wysłał już wezwanie, trzeba sprawdzić termin i odpowiedzieć w sposób uporządkowany.
Więcej o tym etapie znajdziesz w artykule: Postępowanie przymuszające dotyczące sprawozdań finansowych.
Niezłożenie sprawozdania finansowego – czy trzeba składać czynny żal?
Niezłożenie sprawozdania może mieć różne skutki.
Jeżeli problem dotyczy tylko rejestru przedsiębiorców KRS, podstawowym działaniem jest umieszczenie dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Jeżeli jednak naruszenie dotyczy także obowiązków wobec urzędu skarbowego lub szefa krajowej administracji skarbowej, może pojawić się temat czynnego żalu.
Czynny żal nie zastępuje złożenia sprawozdania finansowego. Może natomiast pomóc ograniczyć ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej, jeżeli zostanie złożony skutecznie i odpowiednio wcześnie. W piśmie warto wyjaśnić przyczynę opóźnienia, wskazać wykonanie obowiązku albo plan jego wykonania oraz zadeklarować terminowość na przyszłość.
Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego
Nie każda spółka wpisana do KRS ma obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania finansowego. Jak wynika bowiem z art. 70a. ustawy o rachunkowości:
Kierownik jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych albo spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro i która nie stosuje zasad rachunkowości określonych ustawą na podstawie art. 2 ust. 2, składa we właściwym rejestrze sądowym, w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.
Brak obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego nie oznacza jednak automatycznie braku obowiązków wobec KRS. Konieczne jest złożenie oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.
Oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego składa się wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) dostępnego na portalu eKRS. Podobnie jak w przypadku składania sprawozdań finansowych, zgłoszenie wymaga uwierzytelnienia przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym. Po pozytywnej weryfikacji system zamieszcza wzmiankę o złożeniu oświadczenia w rejestrze przedsiębiorców KRS.
Przykład 1: Sprawozdanie było gotowe, ale nie zostało wysłane
W praktyce Kancelarii często pojawia się sytuacja, w której księgowy przygotował roczne sprawozdanie finansowe, członkowie zarządu złożyli wymagane podpisy, a wspólnicy podjęli uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania oraz uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty. Problem polegał wyłącznie na tym, że nikt nie dokonał zgłoszenia dokumentów do KRS.
Przyczyną opóźnienia bywa błędne przekonanie, że obowiązek ten wykona biuro rachunkowe, brak osoby posiadającej podpis zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny albo zwykłe przeoczenie terminu przez zarząd. W praktyce zdarza się również, że wszystkie dokumenty są gotowe, ale spółka odkłada ich wysyłkę na później, nie zdając sobie sprawy z konsekwencji takiego opóźnienia.
W takiej sprawie najważniejsze było szybkie sprawdzenie kompletności dokumentacji, prawidłowości podpisów oraz treści podjętych uchwał. Następnie należało niezwłocznie złożyć dokumenty do KRS i zweryfikować, czy w rejestrze pojawiła się wzmianka o ich złożeniu.
Przykład 2: Dokumenty nie były zatwierdzone
Drugi częsty przypadek dotyczy spółki, w której sprawozdanie zostało formalnie przygotowane, ale wspólnicy nie podjęli odpowiednich uchwał. Przyczyną bywa konflikt wspólników, spór o podział zysku albo brak kontaktu z jednym ze wspólników.
W takiej sytuacji trzeba oddzielić sporządzenie dokumentu od jego zatwierdzenia przez właściwy organ. Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało sporządzone i podpisane, ale nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie, nie oznacza to, że można wstrzymać się ze złożeniem dokumentów do KRS.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości niezatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć do Repozytorium Dokumentów Finansowych w terminie 15 dni od dnia, w którym powinno ono zostać zatwierdzone. W praktyce, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa co do zasady 15 lipca.
W takim przypadku do KRS składa się samo sprawozdanie finansowe bez uchwały o jego zatwierdzeniu oraz bez uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty. Dopiero po późniejszym zatwierdzeniu sprawozdania finansowego należy ponownie złożyć dokumenty do KRS – tym razem wraz z uchwałą o zatwierdzeniu sprawozdania oraz uchwałą o podziale zysku albo pokryciu straty. Na dokonanie tego zgłoszenia spółka ma 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Warto pamiętać, że dopóki sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone, nie jest możliwe skuteczne podjęcie decyzji o podziale zysku lub pokryciu straty.
Pomoc prawna przy sprawozdaniu finansowym i KRS
Potrzebujesz pomocy przy złożeniu sprawozdania finansowego do KRS?
Kancelaria Radcy Prawnego Mateusza Nafalskiego wspiera przedsiębiorców w sprawach związanych ze sprawozdaniami finansowymi, obowiązkami zarządu oraz postępowaniami prowadzonymi przez sądy rejestrowe.
Pomoc może obejmować weryfikację braków formalnych, przygotowanie wymaganych uchwał i oświadczeń, analizę zasad reprezentacji spółki, złożenie dokumentów do KRS, a także przygotowanie odpowiedzi na wezwania sądu rejestrowego. W praktyce często wystarczy szybka analiza dokumentacji, aby ustalić przyczynę problemu i bezpiecznie uzupełnić zaległości.
Jeżeli problem ze sprawozdaniem finansowym wynika z szerszych kwestii związanych z funkcjonowaniem spółki, warto zapoznać się również z ofertą stałej obsługi prawnej firm.
Przydatny może być także artykuł: KRS i S24 – najczęstsze błędy przy rejestracji spółki z o.o., w którym omawiam najczęstsze problemy formalne pojawiające się podczas korzystania z systemów teleinformatycznych Ministerstwa Sprawiedliwości.
Najczęściej zadawane pytania o złożenie sprawozdania finansowego do KRS po terminie
Jak złożyć zaległe sprawozdanie finansowe do KRS?
Najpierw trzeba sprawdzić, czy sprawozdanie zostało sporządzone, podpisane i zatwierdzone.
Następnie należy przygotować wymagane dokumenty finansowe do KRS i umieścić je w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Po złożeniu dokumentów warto upewnić się, czy w KRS pojawiła się wzmianka o złożeniu dokumentów finansowych.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe po terminie?
Procedura jest zasadniczo taka sama jak przy terminowej wysyłce. Różnica polega na tym, że w przypadku opóźnienia trzeba dodatkowo ocenić ryzyko wszczęcia postępowania przymuszającego, w tym nałożenia grzywny oraz ewentualnych obowiązków wobec urzędu skarbowego. Jeżeli spółka otrzymała już pismo z KRS, warto odpowiedzieć na nie i poinformować sąd rejestrowy o złożeniu dokumentów.
Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS w terminie?
Niezłożenie sprawozdania może skutkować wszczęciem przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego i wezwaniem do złożenia dokumentów finansowych pod rygorem nałożenia grzywny. W niektórych sytuacjach problem może mieć także znaczenie na gruncie ustawy o rachunkowości albo przepisów karno-skarbowych. Najbezpieczniej nie czekać na rozwój sprawy, tylko jak najszybciej złożyć sprawozdanie finansowe i uzupełnić brakujące dokumenty.
Jak złożyć czynny żal za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?
Czynny żal składa się do właściwego organu podatkowego, najczęściej pisemnie albo elektronicznie. Powinien zawierać opis naruszenia, przyczynę opóźnienia, informację o wykonaniu zaległego obowiązku i wskazanie osób odpowiedzialnych. Przed złożeniem czynnego żalu warto ustalić, czy jest on jeszcze skuteczny i czy rzeczywiście dotyczy danego obowiązku.
Czy nieodebranie wezwania z KRS chroni przed grzywną?
Nie. Nieodebranie korespondencji z sądu nie jest bezpieczną strategią. Jeżeli pismo zostanie uznane za skutecznie doręczone, termin może rozpocząć bieg nawet wtedy, gdy członek zarządu faktycznie nie zapoznał się z treścią wezwania. W praktyce ignorowanie korespondencji z KRS może pogorszyć sytuację spółki i zwiększyć ryzyko grzywny. Dlatego warto regularnie sprawdzać adres ujawniony w KRS, e-doręczenia, korespondencję sądową oraz aktualność danych członków zarządu.
Czy sprawozdanie finansowe do KRS trzeba podpisać elektronicznie?
Tak. Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone i podpisane w postaci elektronicznej. Dokument powinien zostać opatrzony właściwym podpisem elektronicznym przez osoby zobowiązane do jego podpisania, w szczególności przez kierownika jednostki oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Trzeba też odróżnić podpisanie samego sprawozdania od podpisania zgłoszenia w systemie. Zgłoszenie dokumentów finansowych do KRS powinno zostać podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu, najczęściej członka zarządu ujawnionego w KRS.
Złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych jest bezpłatne. Nie oznacza to jednak, że można pominąć wymogi formalne. Jeżeli dokumenty nie będą prawidłowo podpisane albo zgłoszenia dokona osoba nieuprawniona, złożenie sprawozdania finansowego może okazać się nieskuteczne.
Masz pytanie, którego nie znalazłaś/eś powyżej?
Skontaktuj się ze mną – chętnie doradzę i pomogę rozwiązać Twój problem prawny.