Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – ile wynosi i kiedy przysługuje?

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności to dodatkowe roszczenie, którego przedsiębiorca może dochodzić od kontrahenta w przypadku opóźnienia w zapłacie. W zależności od wartości świadczenia pieniężnego wynosi ona 40, 70 albo 100 euro i przysługuje niezależnie od odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

W praktyce oznacza to, że wierzyciel może domagać się nie tylko zapłaty zaległej faktury i odsetek, ale również zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Poniżej wyjaśniam, kiedy rekompensata przysługuje, jak ustalić jej wysokość, jaki kurs euro zastosować, czy można naliczyć ją od każdej faktury oraz jak dochodzić jej od dłużnika.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – najważniejsze informacje

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności:

• przysługuje zasadniczo w transakcjach handlowych, czyli przede wszystkim między przedsiębiorcami,
• powstaje z mocy prawa, bez konieczności wcześniejszego wezwania dłużnika,
• wynosi 40, 70 albo 100 euro, w zależności od wartości świadczenia pieniężnego,
• może być dochodzona niezależnie od należności głównej i odsetek,
• co do zasady może przysługiwać od każdej transakcji handlowej,
• nie wymaga wykazywania faktycznie poniesionych kosztów odzyskiwania należności,
• powinna być przeliczana według właściwego średniego kursu euro NBP.

Jeżeli chcesz szybko sprawdzić orientacyjną kwotę rekompensaty w złotych, możesz skorzystać z kalkulatora rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.

Czym jest rekompensata za koszty odzyskiwania należności?

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności to zryczałtowana kwota, którą wierzyciel może naliczyć dłużnikowi, jeżeli doszło do opóźnienia w zapłacie w transakcjach handlowych. Nie jest to kara umowna ani element odsetek, lecz odrębne roszczenie pieniężne o charakterze kompensacyjnym.

Najważniejsze jest to, że wierzyciel nie musi wykazywać, że faktycznie poniósł koszty związane z dochodzeniem należności. Sam fakt opóźnienia w płatności może wystarczyć do powstania uprawnienia do rekompensaty, o ile spełnione są ustawowe warunki.

Mechanizm rekompensaty ma pełnić dwie funkcje. Po pierwsze, ma częściowo pokrywać koszty administracyjne i organizacyjne związane z monitorowaniem płatności, przypominaniem kontrahentowi o zaległości, przygotowaniem wezwania do zapłaty czy obsługą przeterminowanej faktury. Po drugie, ma działać dyscyplinująco na dłużników, aby nie opóźniali zapłaty w relacjach gospodarczych.

Jeżeli problem z nieterminowymi płatnościami nie ogranicza się do jednej faktury, ale powtarza się regularnie, warto rozważyć uporządkowanie całego procesu odzyskiwania należności. Więcej o tym, jak może wyglądać profesjonalna pomoc w takich sprawach, znajdziesz na stronie: Windykacja należności.

Podstawa prawna rekompensaty w transakcjach handlowych

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności została uregulowana w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Kluczowe znaczenie ma art. 10 tej ustawy, który określa, kiedy wierzyciel może żądać rekompensaty oraz w jakiej wysokości.

Przepisy te mają zastosowanie do transakcji handlowych. Transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usług, zawierana w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą.

Oznacza to, że rekompensata co do zasady dotyczy relacji profesjonalnych, między przedsiębiorcami albo między przedsiębiorcą a podmiotem publicznym. Nie stosuje się jej natomiast do zwykłych transakcji z konsumentami, czyli osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

Kiedy przysługuje rekompensata za koszty odzyskiwania należności?

Prawo do naliczenia rekompensaty powstaje od dnia nabycia uprawnienia do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. W praktyce najczęściej będzie to dzień następujący po upływie terminu płatności wskazanego w umowie, na fakturze albo w innym dokumencie określającym termin zapłaty.

Wierzyciel nie musi wcześniej wysyłać wezwania do zapłaty ani wykazywać, że rozpoczął działania windykacyjne. Rekompensata za koszty odzyskiwania należności przysługuje bez wezwania, jeżeli dłużnik nie zapłacił w terminie, a wierzyciel spełnił swoje świadczenie, na przykład dostarczył towar albo wykonał usługę.

Rekompensata przysługuje niezależnie od długości opóźnienia. Nawet jednodniowe opóźnienie w zapłacie może powodować powstanie roszczenia o rekompensatę. Nie ma znaczenia, czy dłużnik zapłacił po kilku dniach, tygodniach czy miesiącach. Jeżeli zapłata nastąpiła po terminie, wierzyciel może nadal dochodzić rekompensaty.

Warto pamiętać, że rekompensata jest niezależna od odsetek. Wierzyciel może więc dochodzić jednocześnie:

• należności głównej z faktury,
• odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych,
• rekompensaty za koszty odzyskiwania należności,
• a w niektórych przypadkach także dalszych, uzasadnionych kosztów dochodzenia należności.

Ile wynosi rekompensata: 40, 70 czy 100 euro?

Wysokość rekompensaty zależy od wartości świadczenia pieniężnego. Ustawa przewiduje trzy progi:

Przez wartość świadczenia pieniężnego należy rozumieć kwotę wynikającą z danej faktury, umowy, raty albo innego wymagalnego świadczenia. W praktyce najczęściej będzie to kwota brutto z faktury, ponieważ to ona określa całość zobowiązania dłużnika wobec wierzyciela.

Dla przykładu, jeżeli przedsiębiorca wystawił fakturę na 4 800 zł brutto, a kontrahent nie zapłacił w terminie, wierzycielowi przysługuje rekompensata w wysokości 40 euro. Jeżeli faktura opiewa na 8 000 zł brutto, rekompensata wynosi 70 euro. Przy świadczeniu pieniężnym o wartości 50 000 zł lub wyższej wierzyciel może naliczyć 100 euro.

Jeżeli zapłata została rozłożona na raty, każda rata może być traktowana jako odrębne świadczenie pieniężne. W takim przypadku próg rekompensaty ustala się dla konkretnej niezapłaconej raty, a nie zawsze dla całej wartości umowy.

Jak ustalić wartość świadczenia pieniężnego?

Ustalenie wartości świadczenia pieniężnego ma podstawowe znaczenie, ponieważ od tej wartości zależy, czy wierzyciel może naliczyć 40, 70 czy 100 euro. Najczęściej punktem wyjścia będzie wartość konkretnej faktury, której dłużnik nie zapłacił w terminie.

Jeżeli faktura obejmuje jedną dostawę towaru albo jedną usługę, ustalenie progu jest zazwyczaj proste. Trzeba sprawdzić kwotę należną do zapłaty i przyporządkować ją do właściwego przedziału.

Większe wątpliwości mogą pojawić się przy umowach ramowych, fakturach zbiorczych, płatnościach częściowych albo rozliczeniach okresowych. W takich przypadkach istotne jest ustalenie, czy mamy do czynienia z jednym świadczeniem pieniężnym, czy z kilkoma odrębnymi świadczeniami, z których każde ma własny termin wymagalności.

Przy częściowej zapłacie należy zachować ostrożność. Jeżeli dłużnik zapłacił część faktury w terminie, a pozostała część została zapłacona po terminie albo nie została zapłacona wcale, rekompensata powinna być oceniana w odniesieniu do tej części świadczenia pieniężnego, której dotyczy opóźnienie.

Kalkulator Rekompensat: Jak przeliczyć równowartość kwoty rekompensaty na złote?

Rekompensata jest określona w euro, ale w polskich realiach gospodarczych dochodzi się jej w złotych. Równowartość kwoty rekompensaty oblicza się według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Oznacza to, że nie stosuje się kursu z dnia wystawienia noty obciążeniowej, dnia złożenia pozwu ani dnia faktycznej zapłaty. Kluczowy jest miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Przykład: jeżeli termin płatności faktury przypadał na 15 marca, należy sprawdzić średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego lutego. Dopiero według tego kursu przelicza się odpowiednio 40, 70 albo 100 euro na złote.

W praktyce warto wskazać w nocie obciążeniowej:

• kwotę rekompensaty w euro,
• zastosowany kurs euro NBP,
• datę tabeli kursowej,
• równowartość kwoty rekompensaty w złotych,
• numer faktury albo faktur, których dotyczy rekompensata.

Jeżeli chcesz przyspieszyć obliczenia, możesz skorzystać z kalkulatora rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, który pomaga dobrać właściwy próg i przeliczyć kwotę na PLN.

Rekompensata za opóźnienie w transakcjach handlowych a typ dłużnika

Rekompensata za opóźnienie w transakcjach handlowych może przysługiwać niezależnie od tego, czy dłużnikiem jest mikroprzedsiębiorca, duża spółka, czy podmiot publiczny. Kluczowe jest to, aby dana relacja miała charakter transakcji handlowej.

Typ dłużnika może mieć znaczenie dla innych elementów sprawy, zwłaszcza dla oceny dopuszczalnego terminu zapłaty oraz zasad naliczania odsetek. Nie zmienia jednak samych progów rekompensaty. Wysokość rekompensaty nadal zależy od wartości świadczenia pieniężnego, a nie od tego, czy dłużnik jest dużym przedsiębiorcą, małą firmą albo jednostką sektora publicznego.

W przypadku podmiotów publicznych oraz dużych przedsiębiorców warto dodatkowo sprawdzić, czy ustalony termin zapłaty nie narusza przepisów o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Może to mieć znaczenie dla oceny całej sprawy oraz strategii dochodzenia należności.

Nieterminowe płatności mogą mieć szczególne znaczenie wtedy, gdy dłużnikiem jest spółka z o.o., która traci płynność finansową albo przestaje regulować zobowiązania wobec kontrahentów. W określonych przypadkach warto rozważyć również odpowiedzialność członków zarządu za długi spółki, w szczególności na podstawie art. 299 KSH.

Czy rekompensata przysługuje od każdej faktury?

Jednym z najczęstszych pytań praktycznych jest to, czy rekompensata za koszty odzyskiwania należności przysługuje od każdej faktury oddzielnie, czy tylko raz wobec danego kontrahenta.

Co do zasady rekompensata przysługuje od każdej transakcji handlowej. Jeżeli więc każda faktura dokumentuje odrębne świadczenie pieniężne z własnym terminem płatności, wierzyciel może naliczać rekompensatę oddzielnie dla każdej z nich.

Przykład: przedsiębiorca wystawił kontrahentowi 10 faktur, każdą na kwotę 3 000 zł brutto. Każda faktura miała odrębny termin płatności i żadna nie została opłacona w terminie. W takiej sytuacji wierzyciel może co do zasady naliczyć rekompensatę 40 euro od każdej faktury.

Nie oznacza to jednak, że w każdej sprawie mechaniczne mnożenie rekompensaty będzie bezpieczne. Jeżeli wierzyciel sztucznie dzieli jedno świadczenie na wiele drobnych faktur wyłącznie po to, aby zwielokrotnić kwotę rekompensaty, dłużnik może próbować powoływać się na nadużycie prawa. Każdą sytuację należy więc oceniać w kontekście rzeczywistego modelu współpracy stron.

Faktury zbiorcze, umowy ramowe i świadczenia częściowe

W praktyce wiele sporów dotyczy umów ramowych oraz faktur zbiorczych. Przedsiębiorcy często współpracują stale, a kolejne dostawy albo usługi są rozliczane okresowo. W takim modelu jedna faktura może obejmować kilka dostaw z danego miesiąca albo kilka odrębnych świadczeń.

Dla oceny prawa do rekompensaty ważna jest nie tylko liczba faktur, ale przede wszystkim liczba odrębnych świadczeń pieniężnych oraz terminy ich wymagalności. Jeżeli umowa przewiduje odrębne terminy zapłaty dla poszczególnych dostaw lub usług, każde takie świadczenie może stanowić samodzielną podstawę do naliczenia rekompensaty.

Przy fakturach zbiorczych trzeba więc sprawdzić, co dokładnie obejmuje dana faktura i czy dokumentuje jedno świadczenie pieniężne, czy kilka świadczeń rozliczonych łącznie. To ma znaczenie zarówno dla wysokości rekompensaty, jak i dla przygotowania ewentualnego pozwu.

Rekompensata od wielu faktur a Sąd Najwyższy

Kwestia naliczania rekompensaty od wielu faktur była analizowana w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Przyjmuje się, że rekompensata może przysługiwać od każdej transakcji handlowej, ale w szczególnych przypadkach sąd może badać, czy dochodzenie wielu rekompensat nie stanowi nadużycia prawa.

Chodzi zwłaszcza o sytuacje, w których wierzyciel wykorzystuje formalny podział płatności w sposób sprzeczny z gospodarczym sensem relacji między stronami. Sam fakt, że rekompensata jest naliczana od kilku albo kilkunastu faktur, nie oznacza jeszcze nadużycia. Dłużnik, który podnosi taki zarzut, powinien wykazać szczególne okoliczności sprawy.

Dla wierzyciela oznacza to, że przy większej liczbie faktur warto starannie uporządkować dokumentację. Należy wskazać, jakich transakcji dotyczą poszczególne faktury, kiedy powstał termin płatności, kiedy świadczenie stało się wymagalne i jaka kwota rekompensaty została naliczona.

Czy rekompensata wlicza się do wartości przedmiotu sporu?

Przy dochodzeniu rekompensaty na drodze sądowej ważne jest prawidłowe określenie wartości przedmiotu sporu. Ma to znaczenie między innymi dla wysokości opłaty sądowej oraz ustalenia, czy sprawę rozpozna sąd rejonowy, czy sąd okręgowy.

Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 10 czerwca 2026 r. (sygn. akt III CZP 6/26) przyjął, że wartość zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, dochodzonej obok roszczenia głównego wynikającego z transakcji handlowej, podlega zaliczeniu do wartości przedmiotu sporu. W praktyce oznacza to, że jeżeli wierzyciel dochodzi w jednym pozwie niezapłaconej faktury, odsetek oraz rekompensaty 40, 70 albo 100 euro, powinien uwzględnić wartość rekompensaty przy obliczaniu wartości przedmiotu sporu. Nie należy traktować rekompensaty wyłącznie jako kosztu ubocznego pomijanego przy ustalaniu wartości dochodzonego roszczenia.

To szczególnie istotne w sprawach obejmujących wiele faktur. Przy większej liczbie należności suma rekompensat może mieć realny wpływ na właściwość sądu oraz opłatę sądową od pozwu.

Przedawnienie roszczenia o rekompensatę za koszty odzyskiwania należności

Roszczenie o rekompensatę nie powinno być odkładane bezterminowo. Wierzyciel powinien monitorować zarówno termin płatności faktury, jak i termin przedawnienia roszczenia o rekompensatę.

W praktyce dominuje pogląd, że roszczenie o rekompensatę jest roszczeniem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej i przedawnia się z upływem trzech lat. Bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, czyli najczęściej od dnia następującego po upływie terminu płatności.

Trzeba również pamiętać o ogólnych zasadach dotyczących końca terminu przedawnienia. W wielu przypadkach koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Dla wierzyciela oznacza to konieczność starannego prowadzenia kalendarza przeterminowanych należności, zwłaszcza gdy współpraca z dłużnikiem obejmuje wiele faktur.

Szerzej o tym, jak liczyć terminy przedawnienia i czym różnią się roszczenia związane z działalnością gospodarczą od innych roszczeń majątkowych, piszę w artykule: Przedawnienie roszczeń cywilnoprawnych – czym jest, jak działa i jak liczyć terminy przedawnienia?

Koszty odzyskiwania należności przekraczające kwotę rekompensaty

Zryczałtowana rekompensata 40, 70 lub 100 euro nie zawsze pokrywa rzeczywiste koszty, jakie wierzyciel ponosi w związku z dochodzeniem należności. Obsługa prawna, korespondencja, przygotowanie pozwu, koszty windykacyjne albo wewnętrzna obsługa sprawy mogą przewyższać sam ryczałt.

Ustawa przewiduje możliwość dochodzenia kosztów odzyskiwania należności przewyższających kwotę rekompensaty, jeżeli zostały poniesione w uzasadnionej wysokości. W takim przypadku wierzyciel musi jednak wykazać, że koszty rzeczywiście powstały oraz że były celowe i proporcjonalne do sprawy.

To różni takie roszczenie od samej rekompensaty. Przy rekompensacie zryczałtowanej wierzyciel nie musi udowadniać wysokości poniesionych kosztów. Przy kosztach przekraczających ryczałt taki obowiązek już istnieje.

Do kosztów, które mogą mieć znaczenie, należą między innymi:

• koszty obsługi prawnej,
• koszty korespondencji,
• koszty ustalenia danych dłużnika,
• koszty przygotowania dokumentów,
• koszty działań windykacyjnych,
• uzasadnione koszty wewnętrznej obsługi przeterminowanych należności.

Wierzyciel nie powinien jednak kumulować roszczeń w sposób prowadzący do podwójnego dochodzenia tych samych kosztów. Jeżeli dochodzi kosztów przewyższających ryczałt, powinien uwzględnić, że część kosztów została już objęta rekompensatą.

Jak skutecznie dochodzić rekompensaty od kontrahenta?

Samo powstanie prawa do rekompensaty nie oznacza, że dłużnik automatycznie ją zapłaci. W praktyce wierzyciel często musi podjąć dodatkowe działania, aby odzyskać należność.

Najczęściej proces dochodzenia rekompensaty obejmuje:

1. sprawdzenie, czy dana sprawa dotyczy transakcji handlowej,
2. ustalenie terminu płatności faktury,
3. ustalenie wartości świadczenia pieniężnego,
4. dobranie właściwego progu: 40, 70 albo 100 euro,
5. przeliczenie rekompensaty według właściwego kursu NBP,
6. przygotowanie noty obciążeniowej,
7. wysłanie noty albo wezwania do zapłaty,
8. ocenę, czy kierować sprawę do sądu.

Wybór strategii zależy od relacji z kontrahentem, wysokości długu, liczby faktur, wypłacalności dłużnika oraz tego, czy wierzyciel chce kontynuować współpracę. Czasami wystarczy nota obciążeniowa i krótkie wezwanie do zapłaty. W innych sprawach konieczne może być skierowanie pozwu do sądu.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w dochodzeniu rekompensaty, zaległej faktury albo odsetek od kontrahenta, Kancelaria Radcy Prawnego Mateusza Nafalskiego w Lublinie pomaga przedsiębiorcom na etapie polubownym i sądowym – od analizy dokumentów, przez przygotowanie wezwania do zapłaty, aż po reprezentację w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym. W takich sprawach przydatna może być również obsługa prawna firm w Lublinie.

Nota obciążeniowa za koszty odzyskiwania należności

Nota obciążeniowa, nazywana również notą księgową, jest praktycznym dokumentem wykorzystywanym przy dochodzeniu rekompensaty. Jej wystawienie nie jest warunkiem powstania roszczenia, ale pomaga uporządkować rozliczenie i udokumentować żądanie wobec dłużnika.

Nota obciążeniowa dotycząca rekompensaty 40, 70 albo 100 euro powinna zawierać w szczególności:

• dane wierzyciela,
• dane dłużnika,
• numer i datę wystawienia noty,
• wskazanie podstawy prawnej roszczenia,
• numer faktury lub faktur, których dotyczy rekompensata,
• termin płatności faktury,
• datę wymagalności świadczenia,
• kwotę rekompensaty w euro,
• zastosowany kurs euro NBP,
• równowartość kwoty rekompensaty w złotych,
• termin zapłaty noty,
• numer rachunku bankowego.

Po przygotowaniu noty warto doręczyć ją dłużnikowi w sposób, który pozwala później wykazać wysłanie i odbiór dokumentu. Może to być list polecony, wiadomość e-mail zgodna z praktyką współpracy stron albo inny sposób przewidziany w umowie.

Rekompensata nie jest wynagrodzeniem za świadczenie usług, dlatego co do zasady nie dokumentuje się jej fakturą VAT. W praktyce księgowej najczęściej stosuje się właśnie notę obciążeniową.

Dochodzenie rekompensaty na drodze sądowej

Jeżeli dłużnik nie zapłaci rekompensaty dobrowolnie, wierzyciel może skierować sprawę do sądu. Roszczenie o rekompensatę może być dochodzone samodzielnie albo razem z roszczeniem głównym o zapłatę faktury.

Najczęściej bardziej praktyczne jest połączenie roszczeń w jednym pozwie. Wierzyciel może dochodzić jednocześnie należności głównej, odsetek oraz rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Przy wielu fakturach trzeba jednak dokładnie rozpisać poszczególne należności, terminy wymagalności, zastosowane kursy euro oraz kwoty rekompensat.

W pozwie należy wykazać przede wszystkim:

• istnienie transakcji handlowej,
• wykonanie świadczenia przez wierzyciela,
• termin płatności,
• brak zapłaty w terminie,
• wartość świadczenia pieniężnego,
• prawidłowe obliczenie rekompensaty,
• ewentualne doręczenie noty obciążeniowej lub wezwania do zapłaty.

W sprawach gospodarczych duże znaczenie ma staranne przygotowanie dokumentacji. Błędy w obliczeniach, brak wskazania właściwego kursu NBP albo niejasne zestawienie faktur mogą utrudnić dochodzenie roszczenia.

Właściwość sądu w sprawie o rekompensatę

Przy kierowaniu sprawy do sądu należy ustalić właściwość rzeczową, miejscową i funkcjonalną. Prawidłowe określenie właściwego sądu ma fundamentalne znaczenie praktyczne. Pozew skierowany do sądu niewłaściwego zostanie przekazany, co wydłuża postępowanie.

Właściwość rzeczowa wyznacza, który szczebel sądownictwa rozpozna sprawę w pierwszej instancji. W sprawach gospodarczych sąd okręgowy jest właściwy, gdy wartość przedmiotu sporu przekracza 100 000 zł; poniżej tej kwoty właściwy jest sąd rejonowy. Ponieważ rekompensata wlicza się do wartości przedmiotu sporu (zob. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 10 czerwca 2026 r., sygn. akt III CZP 6/26), wierzyciel dochodzący jednocześnie kilkudziesięciu rekompensat i należności głównych może znaleźć się powyżej tego progu.

Właściwość miejscowa określa, który konkretny sąd danego szczebla jest właściwy. Zasadą ogólną jest właściwość sądu miejsca zamieszkania lub siedziby pozwanego dłużnika. Wierzyciel może jednak skorzystać z właściwości przemiennej na podstawie art. 34 Kodeksu postępowania cywilnego i wytoczyć powództwo przed sąd miejsca wykonania umowy. Za miejsce wykonania umowy uważa się miejsce spełnienia świadczenia charakterystycznego – w przypadku sprzedaży rzeczy ruchomych jest to miejsce ich dostarczenia, a w przypadku usług – miejsce ich świadczenia. Co istotne, świadczenie pieniężne (sama zapłata) nie jest świadczeniem charakterystycznym, co oznacza, że siedziba wierzyciela ani siedziba jego banku nie stanowią już – po nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego z 2019 r. – samodzielnej podstawy właściwości przemiennej. Sądy przyjmują jednak, że roszczenie o rekompensatę mieści się w kategorii powództw o odszkodowanie z tytułu nienależytego wykonania umowy w rozumieniu art. 34 k.p.c., co pozwala wierzycielowi skorzystać z właściwości przemiennej opartej na miejscu dostawy lub świadczenia usługi, jeśli różni się ono od siedziby dłużnika.

Odrębną ścieżką, omijającą problemy z ustalaniem właściwości miejscowej, jest wspomniane już elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU). Prowadzi je wyłącznie Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie (VI Wydział Cywilny), a jego dostępność nie zależy od miejsca zamieszkania ani siedziby stron.

Właściwość funkcjonalna określa natomiast, jaki wydział danego sądu powinien rozpoznać sprawę. W praktyce chodzi przede wszystkim o rozróżnienie między wydziałem cywilnym a wydziałem gospodarczym. Jeżeli roszczenie o rekompensatę za koszty odzyskiwania należności wynika z transakcji handlowej między przedsiębiorcami, sprawa co do zasady ma charakter gospodarczy. Oznacza to, że powinna zostać skierowana do sądu gospodarczego, czyli do właściwego wydziału gospodarczego sądu rejonowego albo sądu okręgowego.

W praktyce ustalenie sądu wygląda więc dwuetapowo. Najpierw należy określić, czy sprawę ma rozpoznać sąd rejonowy czy sąd okręgowy, a następnie ustalić, który sąd jest właściwy miejscowo. Dopiero na końcu trzeba sprawdzić, czy w tym sądzie funkcjonuje wydział gospodarczy. Jeżeli tak, pozew należy zaadresować właśnie do tego wydziału. Jeżeli w danym sądzie nie ma wydziału gospodarczego, sprawy gospodarcze z tego obszaru mogą być rozpoznawane przez wydział gospodarczy innego sądu wskazanego w strukturze sądownictwa. Dlatego przed złożeniem pozwu warto zweryfikować nie tylko miejscowość i szczebel sądu, ale również jego wewnętrzną strukturę organizacyjną.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – praktyczna checklista

Przed naliczeniem rekompensaty warto przejść przez krótką checklistę:

Najczęstsze błędy przy naliczaniu rekompensaty

W praktyce przy naliczaniu rekompensaty za koszty odzyskiwania należności powtarza się kilka błędów.

Pierwszy błąd to naliczanie rekompensaty w relacjach z konsumentami. Przepisy dotyczą transakcji handlowych, a więc zasadniczo relacji profesjonalnych. Sprzedaż osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie daje podstaw do naliczenia rekompensaty na podstawie tej ustawy.

Drugi błąd to zastosowanie niewłaściwego kursu euro. Prawidłowy jest średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Nie należy stosować kursu z dnia wystawienia noty, dnia zapłaty ani dnia sporządzenia pozwu.

Trzeci błąd to nieprawidłowe ustalenie wartości świadczenia pieniężnego. Od tej wartości zależy próg rekompensaty, dlatego trzeba sprawdzić, czy chodzi o całą fakturę, niezapłaconą część faktury, ratę czy inne odrębne świadczenie.

Czwarty błąd to automatyczne naliczanie rekompensaty od wielu faktur bez analizy, czy faktury rzeczywiście dokumentują odrębne świadczenia pieniężne. W wielu przypadkach będzie to dopuszczalne, ale przy umowach ramowych i fakturach zbiorczych warto sprawdzić szczegóły współpracy.

Piąty błąd to rezygnacja z dochodzenia rekompensaty wyłącznie z obawy przed pogorszeniem relacji z kontrahentem. Rekompensata jest ustawowym narzędziem ochrony wierzyciela i może pomóc uporządkować dyscyplinę płatniczą w firmie.

Szósty błąd to pomijanie rekompensaty przy ustalaniu wartości przedmiotu sporu. Po uchwale Sądu Najwyższego z 10 czerwca 2026 r. (III CZP 6/26) należy uwzględniać ją przy obliczaniu wartości roszczeń dochodzonych pozwem.

Problemy z płatnościami często zaczynają się już na etapie nieprecyzyjnych postanowień umownych: niejasnych terminów zapłaty, braku zabezpieczeń albo niedopracowanych zasad odpowiedzialności za opóźnienie. Jeżeli chcesz ograniczyć takie ryzyko w przyszłości, sprawdź, jak wygląda sporządzanie i opiniowanie umów dla firm. Jeżeli natomiast interesuje Cię szerszy kontekst współpracy między przedsiębiorcami, zobacz także artykuł: Umowa B2B a umowa o pracę – co wybrać w 2026 roku? Podatki, ZUS i nowe uprawnienia PIP.

Ostatnia kwestia dotyczy relacji między rekompensatą a odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych. Oba roszczenia są niezależne i mogą być dochodzone równolegle. Zapłata odsetek nie zwalnia dłużnika z obowiązku zapłaty rekompensaty i odwrotnie. Wierzyciel, który chce maksymalnie zabezpieczyć swoje interesy, powinien naliczać zarówno odsetki, jak i rekompensatę od każdej przeterminowanej faktury.

~

Podsumowanie i rekomendacje dla wierzycieli

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności w kwotach 40, 70 i 100 euro stanowi skuteczne narzędzie ochrony interesów wierzycieli w transakcjach handlowych. Jej zryczałtowany charakter eliminuje konieczność udowadniania poniesionych kosztów, a automatyczne powstanie roszczenia z mocy prawa upraszcza procedurę dochodzenia. Kluczowe jest prawidłowe ustalenie progu kwotowego, zastosowanie właściwego kursu NBP oraz terminowe podjęcie działań przed upływem terminu przedawnienia.

W praktyce samo prawo do rekompensaty nie wystarczy, jeżeli przedsiębiorca nie monitoruje terminów płatności i nie reaguje na opóźnienia kontrahentów. Dlatego warto wdrożyć jasne procedury sprawdzania wymagalności faktur, naliczania rekompensat i podejmowania dalszych działań windykacyjnych. Takie podejście ułatwia dochodzenie należności, porządkuje rozliczenia i pomaga lepiej kontrolować bieżącą płynność finansową firmy. Jeżeli zaległe płatności utrudniają finansowanie działalności spółki z o.o., pomocny może być także artykuł: Pożyczka wspólnika dla spółki z o.o. – kiedy pożyczka od wspólnika jest bezpieczna i opłacalna?

Jeżeli natomiast potrzebna jest kompleksowa pomoc w naliczeniu rekompensaty, przygotowaniu wezwania do zapłaty albo dochodzeniu należności od kontrahenta, zapraszam do kontaktu z Kancelarią Radcy Prawnego Mateusza Nafalskiego w Lublinie. Pomagam przedsiębiorcom ocenić zasadność roszczeń, uporządkować dokumentację i wybrać najskuteczniejszą drogę odzyskania należności.

Jeżeli interesują Cię inne praktyczne zagadnienia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, umowami, odpowiedzialnością członków zarządu albo dochodzeniem roszczeń, sprawdź również pozostałe porady prawne dla klientów biznesowych dostępne na blogu.